32 000 organismes de formation sont déclarés en France selon les derniers chiffres du ministère du Travail. Derrière chaque NDA (numéro de déclaration d’activité), il y a eu une première étape cruciale : la déclaration initiale. Une formalité administrative qui peut sembler simple mais cache des exigences précises.
Créer son organisme de formation ne s’improvise pas. Entre les conditions d’accès, les délais réglementaires et les pièces justificatives, un dossier mal préparé peut retarder votre activité de plusieurs mois. D’autant que depuis 2021, l’obtention du NDA n’est que la première marche. La certification Qualiopi devient obligatoire pour accéder aux financements publics et paritaires.
Cette déclaration d’activité reste pourtant le sésame indispensable. Sans elle, impossible de facturer une formation ou de démarcher les OPCO. Voici comment l’obtenir dans les règles, étape par étape.
Qui peut devenir organisme de formation ?
L’article L.6351-1 du Code du travail fixe le cadre : toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue doit déclarer son activité. Mais attention aux idées reçues. Vous n’avez pas besoin de diplôme spécifique pour devenir organisme de formation.
La déclaration d’activité concerne tous les professionnels qui exercent au moins une des activités de développement des compétences, que ce soit à titre principal ou accessoire. Cela inclut les actions de formation, les bilans de compétences, les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE) et les actions de formation par apprentissage.
Vous devez être préalablement immatriculé en tant qu’entreprise sur le Registre national des entreprises et disposer d’un numéro Siren. Peu importe votre statut juridique : entrepreneur individuel, SARL, SAS, association… Tous peuvent obtenir un NDA, y compris les micro-entrepreneurs avec des formalités simplifiées.
Première condition incontournable : vous devez détenir au moins une convention ou un contrat de formation signé par les deux parties avant de pouvoir déclarer votre activité. C’est le principe de la déclaration a posteriori. Contrairement à d’autres secteurs où l’autorisation précède l’activité, ici vous déclarez après avoir commencé.
Concrètement, vous pouvez commencer par une formation intra-entreprise, un accompagnement individuel, ou même une session de sensibilisation. L’important est de pouvoir justifier d’une prestation réelle avec un client identifié.
La procédure de déclaration pas à pas
Depuis le remplacement du portail “Mes démarches emploi et formation professionnelle”, toutes les démarches se font via la plateforme “Mon activité formation” (MAF) accessible avec EFP Connect. Le ministère du Travail a créé ce portail unifié pour les organismes de formation qui centralise trois démarches principales : la déclaration d’activité initiale, le bilan pédagogique et financier annuel, et la modification des informations de l’organisme.
Vous disposez de trois mois après la signature de votre première convention de formation pour effectuer cette déclaration. Ce délai est strict. Au-delà, vous risquez une amende administrative qui peut aller jusqu’à 4 500 euros pour une personne morale selon l’article R.6355-23 du Code du travail.
La création d’un compte EFP Connect est obligatoire pour accéder à MAF. Vos anciens identifiants du portail précédent restent utilisables si vous en aviez. Le ministère met à disposition une notice détaillée et un guide de connexion pour vous accompagner dans ces démarches.
Le formulaire Cerfa n°10782 demande des informations précises : votre identité complète, l’adresse de votre siège social, la description de vos activités de formation, et vos domaines de spécialité. Chaque champ compte. Une adresse incorrecte ou une activité mal décrite peut entraîner un rejet.
La partie la plus technique concerne la classification de vos formations. Vous devez utiliser la nomenclature officielle par domaines et sous-domaines. Formation bureautique, management, sécurité… Cette classification déterminera votre code NSF (Nomenclature des Spécialités de Formation) qui apparaîtra sur votre NDA.
Les documents obligatoires à fournir
Votre dossier doit contenir des pièces justificatives qui varient selon votre statut juridique. Pour la plupart des organismes, quatre documents sont incontournables.
Premier élément : une copie du justificatif d’attribution du numéro Siren ou le justificatif d’immatriculation au Registre national des entreprises (RNE). Ce document prouve votre existence légale en tant qu’entreprise.
Deuxième pièce : le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques. Cette vérification des antécédents judiciaires est systématique.
Troisième justificatif obligatoire : la copie de votre première convention de formation professionnelle ou contrat de formation signé par les deux parties. C’est LA pièce qui prouve que vous avez réellement dispensé une formation. Cette convention doit mentionner la nature de la prestation, sa durée, son coût et l’identité du bénéficiaire.
Quatrième document : une copie de la carte nationale d’identité en cours de validité du déclarant ou du dirigeant. Vous pouvez aussi fournir un justificatif numérique d’identité certifié par l’État via France Identité.
Pour les organismes créés sous forme de société qui dispensent des actions de formation par apprentissage, ajoutez une copie des statuts. Si les informations sur le contenu des actions, leur organisation et les moyens pédagogiques mobilisés n’apparaissent pas dans votre convention, vous devrez les fournir séparément.
Les micro-entrepreneurs bénéficient d’une procédure allégée. Ils doivent simplement ajouter une courte présentation de leur activité selon le modèle fixé dans l’arrêté du 24 novembre 2025.
Délais de traitement et suivi
Une fois votre dossier complet envoyé, la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) dispose de deux mois pour instruire votre demande. Ce délai court à partir de la réception de l’ensemble des pièces justificatives. Un document manquant remet le compteur à zéro.
Le silence gardé dans ce délai vaut enregistrement de la déclaration. Votre NDA vous sera notifié par courrier électronique. Ce numéro à 11 chiffres commence toujours par le numéro de votre région administrative.
En pratique, les services traitent la plupart des dossiers dans ce délai. Mais attention aux périodes de forte affluence, notamment en début d’année où de nombreux organismes se créent. Si le service de contrôle exige des documents supplémentaires, vous avez un délai de 12 jours pour les envoyer.
L’absence de réponse dans les deux mois équivaut à un refus implicite. Vous pouvez alors saisir le tribunal administratif compétent. Mais avant d’en arriver là, contactez la DREETS pour connaître l’état de votre dossier et les éventuelles pièces complémentaires à fournir.
Vos obligations une fois le NDA obtenu
Votre NDA en poche, votre parcours ne fait que commencer. Vous entrez dans un cadre réglementaire strict avec des obligations de déclaration, de qualité et de contrôle.
Première obligation : déclarer votre bilan pédagogique et financier (BPF) avant le 30 avril de chaque année. Ce document récapitule votre activité de l’année précédente : nombre de stagiaires formés, heures dispensées, chiffre d’affaires réalisé. L’article L.6352-11 du Code du travail rend cette déclaration obligatoire sous peine de radiation. Cette déclaration se fait également via la plateforme MAF.
Deuxième contrainte : tenir une comptabilité séparée si vous exercez d’autres activités. Les fonds de la formation professionnelle doivent être tracés distinctement. Cette obligation comptable s’accompagne d’un devoir de transparence financière vis-à-vis des financeurs.
Troisième point crucial : la certification qualité. Depuis janvier 2022, tous les organismes de formation qui souhaitent accéder aux fonds publics et paritaires doivent être certifiés Qualiopi. Sans cette certification, votre NDA ne vous permettra de facturer qu’aux entreprises sur leurs fonds propres.
Cette transition vers Qualiopi a changé la donne. Un outil comme Parcourama aide justement les organismes à centraliser leurs preuves par indicateur et à préparer leur audit sereinement. La gestion documentaire devient cruciale quand on sait que 70% des organismes échouent lors de leur premier audit.
MAF vous permet aussi de mettre à jour vos informations d’organisme de formation : changement de SIRET, nouvelles coordonnées, évolution des activités… Ces modifications doivent être déclarées dans les 30 jours selon l’article R.6351-8 du Code du travail.
Les erreurs qui font échouer votre demande
Certaines erreurs reviennent systématiquement dans les dossiers de déclaration. Première faute classique : déclarer son activité avant d’avoir réalisé sa première formation. La règle est claire : pas de prestation effective, pas de déclaration possible.
Deuxième piège : confondre formation et conseil. Une mission de conseil en organisation, un audit de processus, ou un diagnostic d’entreprise ne constituent pas des actions de formation au sens du Code du travail. L’article L.6313-1 définit précisément ce qui relève de la formation professionnelle continue.
Attention aussi aux exclusions. Un étudiant qui délivre des cours du soir d’anglais, un agriculteur qui donne une formation en permaculture à des jardiniers amateurs ou un graphiste qui propose des cours de dessin à des particuliers n’ont pas à effectuer cette déclaration d’activité. Ces prestations concernent des activités de loisirs, pas de formation professionnelle.
Troisième erreur fréquente : négliger la qualité de votre convention de formation. Un document générique sans objectifs pédagogiques précis sera systématiquement refusé. Votre convention doit refléter une véritable ingénierie pédagogique.
Quatrième écueil : omettre de mettre à jour ses informations. Déménagement, changement d’activité, modification des statuts… Toute évolution doit être déclarée dans les 30 jours selon l’article R.6351-8 du Code du travail.
Dernier point : croire que le NDA suffit pour facturer tous types de clients. Sans Qualiopi, vous restez exclu des financements OPCO, CPF, et des marchés publics de formation.
Obtenir son numéro de déclaration d’activité marque le début officiel de votre parcours d’organisme de formation. Mais c’est aussi l’entrée dans un univers réglementaire exigeant où la conformité administrative conditionne votre développement commercial.
La préparation de votre dossier mérite donc toute votre attention. Entre les pièces justificatives, les délais à respecter et les obligations qui suivront, chaque détail compte. Une fois votre NDA obtenu, la course vers Qualiopi peut commencer.
Si vous cherchez un outil qui centralise vos preuves Qualiopi par indicateur tout en gérant vos conventions et votre bilan pédagogique, Parcourama fait exactement ça.
